Elektronik Genel Kurul Nedir?
Elektronik genel kurul, anonim şirket genel kurul toplantılarının dijital ortamda eş zamanlı olarak gerçekleştirilmesine imkan tanıyan bir sistemdir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 2012 yılında yürürlüğe girmesiyle getirilen en önemli yeniliklerden biri, anonim şirket genel kurullarına elektronik ortamda katılım olanağının sağlanması olmuştur. Elektronik Genel Kurul Sistemi (e-GKS)” adı verilen platform üzerinden, pay sahipleri ve diğer katılım hakkı olanlar şirket genel kurul toplantılarına internet üzerinden katılabilir ve fiziki katılımla aynı hukuki sonuçları doğuracak şekilde oy kullanabilirler. Bu sistem sayesinde toplantıya uzaktan katılan kişilerin kimlikleri güvenli elektronik imza ile doğrulanarak, fiziken toplantı salonunda bulunmalarına gerek kalmaksızın görüş beyan etmeleri ve oy vermeleri mümkün hale gelir.
Elektronik genel kurul uygulaması, toplantının görüntü ve sesli olarak canlı izlenebilmesi, gündem maddeleri hakkında uzaktan söz alınıp öneriler sunulabilmesi ve oylamaların anlık katılımla yapılabilmesi gibi kapsamlı özellikler barındırmaktadır. Bu bakımdan e-genel kurul sistemi, fiziki toplantı ile aynı anda yürütülen entegre bir dijital genel kurul deneyimi sunar.
Elektronik genel kurul sistemi, Türkiye’de yaklaşık on yılı aşkın süredir başarıyla uygulanmaktadır. 1 Ekim 2012’de yürürlüğe giren mevzuatla devreye alınan e-GKS, şirketlerimizin kurumsal yönetim süreçlerini dijital çağa uyumlu hale getirmiştir. Uygulamanın sağladığı kolaylıklar sayesinde, özellikle halka açık şirketlerde genel kurul katılım oranlarının arttığı ve coğrafi engellerin ortadan kalktığı gözlemlenmektedir. Nitekim 2012’den 2024 sonuna kadar geçen sürede e-GKS üzerinden 5.613 adet genel kurul toplantısı gerçekleştirilmiş; bu toplantılara 195.760 kişi elektronik ortamda katılım sağlamıştır.
Aynı dönemde fiziki katılım sayısının 57.075’te kaldığı düşünüldüğünde, elektronik sistemin pay sahipleri nezdinde yoğun ilgi gördüğü söylenebilir. Elektronik genel kurul, yabancı yatırımcıların da dünyanın farklı köşelerinden katılımına imkan tanıyarak şirketlerimizin şeffaflık ve erişilebilirlik düzeyini yükseltmiştir. Bu yönüyle Türk e-genel kurul sistemi, uluslararası platformlarda örnek gösterilen yenilikçi bir uygulama haline gelmiştir. Kısacası, elektronik genel kurul; teknoloji çağında kurumsal yönetimin vazgeçilmez bir unsuru olarak şirketlere zaman ve mekan kısıtı olmaksızın demokratik bir toplantı ortamı sunmaktadır.
Yasal Dayanak ve Zorunlu Uygulama Kapsamı
Elektronik genel kurul uygulamasının hukuki temelini, Türk Ticaret Kanunu’nun 1527. maddesi ve bu maddeye dayanılarak çıkarılan ikincil mevzuat oluşturmaktadır. TTK m.1527, anonim şirket genel kurullarına elektronik ortamda katılma, görüş bildirme ve oy kullanmanın fiziki katılımla eşit hukuki sonuç doğuracağını hükme bağlamıştır. Bu hükmün uygulama esasları, 28 Ağustos 2012 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanarak Ekim 2012’de yürürlüğe giren “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” ile detaylı şekilde düzenlenmiştir. İlgili yönetmelik ve devamında çıkarılan tebliğ, elektronik genel kurul sisteminin teknik altyapısı, güvenlik şartları ve şirketlerin yükümlülükleri gibi hususları kapsamlı biçimde ele almaktadır.
Kanuni düzenlemelere göre, halka açık (borsaya kote) anonim şirketler elektronik genel kurul sistemini uygulamak zorundadır. Yeni TTK’nın getirdiği bu yenilik uyarınca pay senetleri borsada işlem gören şirketlerin genel kurul toplantılarını elektronik ortamda da yapmaları yükümlülük haline gelmiştir. Nitekim kanun maddesi, ilgili yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle pay senetleri borsaya kote şirketlerde elektronik genel kurul sisteminin uygulanmasının zorunlu hale geleceğini açıkça belirtmektedir. Bu nedenle, Borsa İstanbul’da işlem gören anonim şirketler 2012’den bu yana genel kurullarını fiziksel ortamın yanı sıra e-GKS üzerinden de eş zamanlı olarak yürütmekle mükelleftir. Bu yükümlülük kapsamında halka açık şirketler, Merkezi Kayıt Kuruluşu’nun (MKK) sağladığı Elektronik Genel Kurul Sistemini kullanarak pay sahiplerine uzaktan katılım ve oy hakkı tanımaktadır. Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş., Bakanlıkça e-genel kurul hizmet sağlayıcısı olarak yetkilendirilmiş olup, ülkemizde e-GKS altyapısını işleten kurumdur. Dolayısıyla, halka açık şirketlerin elektronik genel kurul yapabilmeleri için MKK’nın sistemine entegre olmaları ve genel kurullarını bu platformda yayınlamaları gerekmektedir.
Halka açık olmayan anonim şirketler ile diğer şirket türleri açısından elektronik genel kurul zorunlu değildir, ancak isteğe bağlı olarak uygulanabilir bir imkandır. Kanun, tüm anonim şirketlere esas sözleşmelerine hüküm koymak suretiyle genel kurullarını elektronik ortamda yapabilme seçeneği sunmuştur. Buna göre, halka açık olmayan şirketler de dilerlerse genel kurullarına elektronik katılım ve oy kullanma sistemini entegre edebilirler. Hatta yönetmelik hükümleri, elektronik genel kurul imkanının limited şirketler, kooperatifler gibi diğer şirket türlerinde de uygulanabileceğini belirtmektedir. Ancak bu durum tamamen şirketin tercihine bağlı olup kanunen bir zorunluluk değildir. İsteğe bağlı olarak e-genel kurul uygulamak isteyen şirketlerin, öncelikle esas sözleşmelerine ilgili düzenlemeyi eklemeleri şarttır.
Yönetmelik, elektronik genel kurul yapılmasına ilişkin esas sözleşme maddesinin aynen şirket esas sözleşmesine konulmasını ve herhangi bir değişiklik yapılmamasını emretmektedir. Bu özel hüküm, pay sahiplerine genel kurula elektronik ortamda katılma, görüş bildirme, öneride bulunma ve oy kullanma imkanı tanınacağını; şirketin bu amaçla gerekli elektronik sistemi kurabileceğini veya bu hizmeti dışarıdan alabileceğini açıkça ifade eder. Sonuç olarak halka açık olmayan şirketler, yasal prosedürü takip ederek ve teknik altyapıyı sağlayarak elektronik genel kurul yapma hakkına sahiptir. Fakat bu, şirketin inisiyatifine bağlı bir imkan olup, mevzuat yalnızca halka açık şirketler için zorunlu kılmıştır.
Elektronik Genel Kurul Uygulamasında Şirketlerin Yükümlülükleri
Elektronik genel kurul sistemini uygulamakla yükümlü olan veya gönüllü olarak bu sistemi kullanmak isteyen şirketlerin, mevzuata uygun bir e-genel kurul gerçekleştirebilmek için bazı hukuki ve teknik yükümlülükleri yerine getirmesi gerekir. Aksi halde, elektronik ortamda yapılan genel kurul toplantılarının geçerliliği tehlikeye girebilir veya alınan kararlar hukuken sakatlanabilir. Şirket yönetimleri ve ilgili departmanlar (hukuk, bilgi işlem, insan kaynakları vb.), elektronik genel kurul sürecini eksiksiz bir şekilde işletmek adına aşağıdaki hususlara dikkat etmelidir:
- Esas Sözleşme Düzenlemesi: Elektronik genel kurul yapacak şirketin, öncelikle esas sözleşmesine bu imkanı tanıyan bir hüküm koyması zorunludur. Yönetmelik, kullanılacak maddi ifadeyi birebir örnek olarak sunmuştur; şirketler bu maddeyi değişiklik yapmaksızın esas sözleşmelerine eklemelidir. İlgili hüküm özetle, genel kurul toplantılarına katılma hakkı bulunan pay sahiplerinin bu toplantılara TTK m.1527 uyarınca elektronik ortamda da katılabileceğini, şirketin elektronik genel kurul sistemi kurabileceğini veya bu amaçla hazırlanmış sistemlerden hizmet satın alabileceğini ve tüm genel kurullarda bu sistem üzerinden pay sahiplerine elektronik katılım ve oy kullanma imkanı sağlanacağını belirtir. Bu düzenlemenin ticaret siciline tescil ve ilanı da ihmal edilmemelidir.
- Gerekli Elektronik Sistem ve Altyapı: Şirket, elektronik genel kurulun icrası için güvenli bir elektronik sistem kurmak veya sağlamakla yükümlüdür. Bu sistemin, ilgili yönetmelik ve TTK hükümlerine uygunluğu teknik raporlarla tespit edilip sicile tescil edilmelidir. . Uygulamada halka açık şirketler, MKK tarafından sunulan e-GKS platformunu kullanarak bu yükümlülüğü karşılamaktadır. Halka açık olmayan şirketler de isterlerse MKK’nın sisteminden hizmet alabilir veya kendi altyapılarını kurabilirler. Önemli olan, kullanılan sistemin genel kurul öncesi, anı ve sonrasındaki tüm işlemleri güvenli elektronik imza entegre edilerek gerçekleştirebilmesi; katılımcıların kimlik doğrulamasını, eş zamanlı görüntü-ses iletişimini, teklif ve oy kullanımını kesintisiz şekilde sağlayabilmesidir. Şirket, ihtiyaç halinde bu konuda uzman dış hizmet sağlayıcılarla çalışarak teknik yeterliliği temin etmelidir.
- Güvenli Elektronik İmza ve Katılımcı Doğrulama: Elektronik genel kurul sistemine katılacak pay sahipleri veya temsilcilerinin güvenli elektronik imza kullanmaları şarttır. Dolayısıyla şirket, e-GKS kullanımı için pay sahiplerinin elektronik imza temin etmelerini teşvik etmeli ve gerekli bilgilendirmeleri yapmalıdır. Toplantı günü, katılımcılar güvenli e-imzaları ile sisteme giriş yaparak kimlik doğrulamasını tamamlarlar. Şirketlerin, elektronik katılımcıların sisteme erişim süreçlerinde yaşayabileceği olası sorunlara karşı (örneğin e-imza uyuşmazlıkları, sistem girişi v.b.) teknik destek sağlaması da iyi bir uygulama olacaktır.
- Toplantı Çağrısı ve Belgelerin Sunumu: Elektronik genel kurul uygulayacak şirketler, genel kurul daveti ve toplantı belgeleri konusunda da ilave yükümlülük altındadır. Kanun ve esas sözleşme gereği fiziken yapılması zorunlu genel kurul çağrıları, gündem, hazır bulunanlar listesi, yıllık faaliyet raporu, finansal tablolar gibi tüm bilgi ve belgeler elektronik ortamda da pay sahiplerinin incelemesine sunulmalıdır. Yönetmelik, bu belgelerin güvenli elektronik imza ile imzalanarak, yasal süresi içinde e-GKS üzerinden erişime açılmasını zorunlu kılar. Örneğin, genel kurul gündemi ve finansal raporlar toplantıdan asgari 21 gün önce nasıl fiziken hazır ediliyorsa, aynı süre içinde elektronik sistemde de pay sahiplerine sunulmalıdır. Şirket yönetimi, e-genel kurul öncesi hazırlıkların mevzuatta belirtilen süre ve usule uygun şekilde tamamlandığından emin olmalıdır.
- Toplantı Süreci ve Sonrasında Kayıt: Elektronik genel kurul sırasında yapılan tüm işlemlerin kayıt altına alınması ve saklanması, şirketin bir diğer yükümlülüğüdür. Yönetmelik uyarınca, e-genel kurul sistemini uygulayan şirket (veya destek hizmet aldığı kuruluş), elektronik ortamda yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları, elektronik katılımcıların kimlik bilgilerini ve oy kullanım verilerini en az 10 yıl süreyle güvenli ve bütünlüğü korunmuş biçimde saklamak zorundadır. Bu, olası denetimler veya uyuşmazlıklarda geriye dönük ispat olanağı sağlamak adına kritik bir şarttır. Ayrıca toplantı sonunda elektronik ortamda oluşturulan genel kurul tutanağı da fiziki tutanakla birlikte düzenlenip gerekli imzalar (Bakanlık temsilcisi, toplantı başkanı, yazman, oy toplayıcı vb.) e-imza ile atılarak Merkezi Sicil Kayıt Sistemi’ne bildirilmektedir. Şirketler, tüm bu süreçlerin eksiksiz ilerlemesi için hem teknik personelini hem de genel kurul organizasyonunu yöneten ekibini önceden eğitmeli ve prova toplantıları ile sistemi test etmelidir.
Yukarıdaki yükümlülüklerin tam olarak yerine getirilmesi, elektronik genel kurul toplantısının geçerli ve sorunsuz şekilde gerçekleştirilmesinin anahtarıdır. Özellikle halka açık şirketler için hukuken zorunlu olan bu süreçte, aksaklık yaşanmaması adına şirket yöneticilerinin, hukuk müşavirleriyle ve teknik servis sağlayıcılarla yakın iş birliği içinde olmaları gerekir. E-genel kurul uygulaması doğru şekilde hayata geçirildiğinde, şirketlere hem yurt içinden hem yurt dışından pay sahibi katılımının artması, karar alma süreçlerinin hızlanması ve şeffaflığın güçlenmesi gibi önemli faydalar sağlar. Buna karşılık, mevzuata aykırı veya eksik bir uygulama halinde alınan kararların iptali riskine veya idari yaptırımlara maruz kalınabileceği unutulmamalıdır. Sonuç olarak, “Elektronik Genel Kurul Zorunlulukları” kapsamında belirtilen kurallara riayet eden şirketler, kurumsal yönetimde modern teknolojiden azami ölçüde yararlanarak hem pay sahiplerine daha katılımcı bir ortam sunabilecek hem de yasal güvence altında kararlarını alabilecektir. Bu da şirketlerin günümüz iş dünyasında dijital uyum ve yönetişim kalitesi açısından bir adım öne çıkmasını sağlayacaktır.
