KVKK Uyum Projesi ve Sürekli Uyum Danışmanlığı
KVKK uyum projesi, bir şirketin kişisel verileri nasıl topladığını, nerede sakladığını ve kimlerle paylaştığını görünür kılar. Çalışan özlük dosyaları, müşteri kayıtları, kamera görüntüleri ve tedarikçilere aktarılan veriler bu çalışmanın merkezindedir.
Güncel olmayan bir VERBİS kaydı ya da eksik bir aydınlatma metni idari para cezasına yol açabilir. Kurul’a bildirilen bir veri ihlali ise Kurum’un internet sitesinde ilan edilebilir ve cezadan daha kalıcı bir itibar kaybı doğurur. Çalışan veya müşteri başvurularına süresinde yanıt verilmemesi de Kurul’a şikâyet yolunu açar.
Bu eksikler tek bir kayıtta kalmaz. Hatalı kurgulanmış bir işe alım formu ya da onay metni, o formdan geçen her adayda ve her müşteride aynı hatayı tekrarlar. İşlenen veri hacmi ve veri paylaşılan tedarikçi sayısı ne kadar fazlaysa, sonradan düzeltmek o kadar maliyetli olur.
Kıpçak Legal olarak KVKK uyumunu başı ve sonu belli bir proje olarak kurguluyoruz. Projenin sonunda şirkete, kendi ekipleriyle sürdürebileceği belgelenmiş bir yapı teslim ediyoruz.
KVKK Uyum Projesinin Aşamaları
- Mevcut durum analizi ve veri envanteri: İnsan kaynakları, satış, muhasebe ve bilgi işlem gibi birimlerle görüşerek veri akışlarını çıkarıyoruz. Bu çalışmanın sonunda şirketin kişisel veri işleme envanteri oluşur.
- Hukuki dayanakların belirlenmesi: Her veri işleme faaliyeti için Kanun’daki işleme şartlarından hangisine dayanıldığını belirliyoruz. Açık rızayı yalnızca gerçekten gerekli olduğu işlemlerle sınırlıyoruz; her işlemi açık rızaya bağlamak uygulamada en sık rastlanan hatalardan biridir.
- Politika ve metin seti: Aydınlatma metni ve gerekli hallerde açık rıza metinlerini hazırlıyoruz. Kişisel verilerin korunması politikası, saklama ve imha politikası, çerez politikası ve veri işleyen sözleşmeleri de bu setin parçasıdır.
- VERBİS kaydı ve yurt dışına aktarım: VERBİS kaydını envanterle uyumlu biçimde yapıyor veya güncelliyoruz. Bulut hizmetleri ve yurt dışındaki grup şirketlerine yapılan aktarımları, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu‘ndaki güncel aktarım mekanizmalarına göre düzenliyoruz.
- Süreçler ve tedbirler: İlgili kişi başvurularının karşılanma prosedürünü ve veri ihlali müdahale planını kuruyoruz. İdari ve teknik tedbirleri şirketin bilgi işlem ekibiyle birlikte belirliyor, uygulanabilir bir takvime bağlıyoruz.
- Eğitim ve teslim: Veriye en çok temas eden ekiplere uygulamalı farkındalık eğitimi veriyoruz. KVKK uyum projesi, tüm belgelerin ve sorumlulukların yazılı olarak devredildiği bir teslim toplantısıyla kapanır.
Her projenin kapsamını şirketin birim sayısına, işlenen veri kategorilerine ve kullanılan yazılımlara göre belirliyoruz. Proje başlamadan önce aşamaları, teslim edilecek belgeleri ve takvimi yazılı olarak paylaşıyoruz. Böylece yönetim, projenin hangi aşamada olduğunu ve hangi birimden ne beklendiğini her an görebilir.
Çalışan Verileri ve Uyumun Sürdürülmesi
KVKK uyum projesinin en hassas alanı çoğu zaman çalışan verileridir. Aday başvuruları, özlük dosyaları, sağlık raporları ve performans kayıtları farklı işleme şartlarına tabidir. Kamera kayıtları, kurumsal e-posta ve cihazların izlenmesi ile biyometrik veriyle giriş-çıkış kontrolü gibi uygulamalar ayrıca ölçülülük değerlendirmesi gerektirir. Çalışan verilerinin korunması iş hukukuyla iç içe geçtiği için bu başlıkları iki alanı birlikte gözeterek ele alıyoruz.
Uyum, proje tesliminden sonra da süren bir çalışmadır. Yeni bir yazılım, yeni bir tedarikçi ya da yeni bir kampanya, envantere ve metinlere yansıması gereken yeni veri işleme faaliyetleri doğurur. Bu nedenle proje sonrasında şirketin talebine göre dönemsel gözden geçirme veya danışmanlık modelimiz kapsamında sürekli destek sunuyoruz.
Bu dönemde yeni veri işleme faaliyetlerini değerlendiriyor, VERBİS kaydını güncel tutuyor ve ilgili kişi başvurularında şirketin yanında yer alıyoruz. Bir veri ihlali şüphesinde ise ilk değerlendirmeyi ve Kurul’a bildirim sürecini birlikte yürütüyoruz.
Şirketlerin bir KVKK uyum projesine en çok ihtiyaç duyduğu anlar bellidir. Yeni bir İK veya müşteri yönetimi yazılımına geçiş bunların başında gelir. Yurt dışındaki bir grup şirketiyle veri paylaşımının başlaması, bir devralma öncesi hukuki inceleme ve Kurul’dan gelen bir bilgi talebi de aynı ihtiyacı doğurur. Bu anlarda yapılan bir uyum çalışması, sonradan yürütülecek bir savunmadan çok daha az kaynak gerektirir.
Neden Kıpçak Legal
Kurucu avukatımız Av. Hazar Can Kıpçak, yüksek lisansını “Çalışanların Kişisel Verilerinin İş İlişkisi Kapsamında Korunması” teziyle tamamlamıştır. Bu çalışma Seçkin Yayıncılık tarafından kitap olarak yayımlanmıştır. İş hukuku ile kişisel verilerin korunmasının kesiştiği bu alan, büromuzun KVKK uyum projesi çalışmalarının akademik temelini oluşturur.
Uzman ekibimiz her metni şirketin gerçek veri akışına, insan kaynakları uygulamalarına ve sözleşme düzenine bağlar. KVKK uyum projesi boyunca ve sonrasında doğrudan dosyayı yürüten avukatla çalışır, sorularınıza yazılı ve uygulanabilir yanıtlar alırsınız.
Şirketinizin KVKK uyum projesi ihtiyacını ve mevcut durumunu birlikte değerlendirmek için ekibimizle iletişime geçebilirsiniz.
